Bürgerspital Basel, umfangreiche Word Vorlagen mit vielen Funktionen

Smarte Office-Vorlagen für komplexe Unternehmensstruktur

Für den überarbeiteten Markenauftritt des BSB (Bürgerspital Basel) brauchte es eine intelligente Lösung, um das neue Corporate Design in den zahlreichen Dokumenten im Unternehmen durchgängig und sauber umzusetzen. Ziel war, smarte Office-Vorlagen (Word, Excel, PowerPoint) einzuführen, welche für die Mitarbeitenden mit dem korrekten der insgesamt 25 Standort- und Angebotslogos und dazugehörigen Absender-Adressen zur Verfügung zu stellen. Ebenfalls wichtig war eine PowerPoint-Vorlage mit den neusten technischen Features.

Lithop Electronic Media AG hat uns, nach gründlicher Analyse der bestehenden Ausgangslage und der Sichtung unseres umfangreichen Vorlagenmaterials, glücklicherweise gezwungen, die unzähligen Vorlagenarten zu bereinigen und uns auf einige wenige, aber grundlegende Vorlagen zu konzentrieren. Die Expertise von Lithop schaffte Durchblick im Vorlagen-Dschungel und zeigte auf, wie unterschiedliche Verwendungszwecke in eine Vorlage gepackt werden konnten und wo eine neue Vorlage gebaut werden musste.

Ziel war es, die Dachmarke sowie alle unterschiedlichen Angebots- und Standortmarken (27 Logos) inklusive der entsprechenden Absenderdaten bequem per Klick über die integrierte Logofunktion auszuwählen und entsprechend einzublenden. Die zusätzliche Personalisierungsfunktion mittels zentraler Datei stellt die persönlichen Daten wie Vorname, Name, Kürzel, Funktion, Direktwahl, E-Mail-Adresse usw.  aller Sachbearbeitenden zur Verfügung – notabene alles in jeweils einer Vorlage zusammengefasst.

Die PowerPoint-Vorlage auf Corporate Level (Dachmarke) bietet automatische Bildanpassung beim Einfügen, die Textebenen sind genau nach den neusten CD-Vorgaben programmiert, sodass Inhalte automatisch korrekt formatiert werden.

Die Einführung der neuen Office-Vorlagen hat das BSB in ein neues Zeitalter katapultiert: Auf der Seite der Mitarbeitenden reduziert sich der Aufwand spürbar, Office Dokumente mit den immer gleichen, wiederkehrenden Informationen abzufüllen. Die wichtigsten Funktionen und die für die Texteingabe benötigten Formatvorlagen sind sauber strukturiert, unter dem BSB-eigenen Tab im Wordribbon, abrufbar.

Auf Branding-Seite ist keine Fehlplatzierung oder Verzerrung von CI-konformen Objekten in den Word Vorlagen zu befürchten. Fixe Positionen bleiben immer unverändert (z.B. Briefbeginn), Bereiche wie z.B. die Empfängeradresse bleiben immer fix und verändern ihre Grösse nicht – es werden somit keine Texte ungewollt nachgeschoben. Einzelne Elemente sind gesperrt, was der Umsetzung eines neuen, einheitlichen Markenauftritts natürlich sehr dienlich ist.

Die Zusammenarbeit mit Lithop Electronic Media AG war zu jedem Zeitpunkt unkompliziert, die Kommunikation klar und die Umsetzung rasch und fehlerfrei. Hier fühlt man sich gut aufgehoben und kompetent beraten.

Rauati Erni Brand & Communications Manager, BSB, Bürgerspital Basel