Wir erstellen professionelle und massgeschneiderte Word Vorlagen bzw. Word Templates

Sie verwenden abwechlungsweise normales oder vorgedrucktes Papier. Anstatt zwei Briefvorlagen zu erstellen, können Sie mit einer Funktion bequem das Logo sowie den dazugehörigen Text ein- und ausblenden. Oder falls Sie für unterschiedliche Niederlassungen arbeiten, können Sie bequem die Absenderinformationen, wie Logo, Fusszeile usw. per Mausklick auswählen.

Der Dokumentenschutz gibt dem Anwender die Kontrolle über den Grad der Veränderung, welche der Nutzer an der jeweiligen Word Vorlage vornehmen darf. Gewisse Bereiche können vor unbedachten Veränderungen geschützt werden. Wenn also Logos oder Textrahmen zwingend (gemäss CD) immer an gleicher Position auf der Word Vorlage stehen müssen oder aber gewisse Felder in Formularen nicht geändert werden dürfen.

Ihre Geschäftsbriefe beinhalten einerseits allgemeine Angaben wie Adresse, Hausnummer aber auch persönliche Angaben wie Direktwahl, Funktion, E-Mail und Unterschrift des Sachbearbeiters. Diese Funktion erlaubt eine personalisierte Word Vorlage, ohne dass der Benutzer seine persönlichen Daten jedes Mal eintippen muss. Hierzu verfolgen wir zwei Lösungsansätze, geeignet für kleine Firmen mit wenigen Mitarbeitern bis zur Profi-Lösung für grössere Firmen. Die Funktion für kleinere Firmen übernimmt die einmal via Eingabemenu erfassten, persönlichen Informationen und füllt damit die entsprechenden Formularfelder ab. Über einen Dialog können die Benutzerinformationen jederzeit geändert werden. Für grössere Firmen werden die Mitarbeiterinformationen via CSV-Export zentral verwaltet und allen Anwendern der Word Vorlagen zur Verfügung gestellt.

Spezieller Tab im Wordribbon mit Zugriff auf sämtliche enthaltenen Funktionen und für die Texteingabe benötigten Formatvorlagen:

Automatischer Wechsel der Absatzformate (z.B. nach Eingabe einer Zeilenschaltung nach einem Titel wird automatisch auf Lauftext gewechselt).

Mit unseren Vorlagen sind Sie sind in der Lage, selbstständig, nach Ihrem CI/CD, formatierte Word Dokumente zu erstellen:

• Text, Untertitel und bis zu 9 Überschriften-Ebenen
• Bulletpoints, Aufzählungen, Nummerierungen, Quellenangaben und Querverweise
• Kapitel/Dokumentbereiche (mit separaten Inhaltsverzeichnissen)
• Automatische Verzeichnisse (Inhaltsverzeichnis, Abbildungs-/Tabellenverzeichnis, weitere eigene Verzeichnisse)
• Automatisierung von Arbeitsschritten wie z.B. manuell geschriebene Stichwortverzeichnisse
• Bild- und Tabellen-Beschriftungen, Legenden
• Fussnoten
• Verweise, Hervorhebungen, Zitate usw.

Wir erstellen die Farbpalette nach Ihren Corporate Farben. Die Office-Farbpalette stellt hierfür nebst 2 Grundfarben 6 Akzentfarben zur Verfügung. Falls Ihnen diese 8 Farben in der Farbpalette nicht ausreichen, so kann diese erweiterte werden. Die Farben stehen als Benutzerdefinierte Farben allen Office-Anwendungen, auch Powerpoint und Excel, zur Verfügung.

Funktion, damit Fussnoten am Seitenende auto­matisch richtig formatiert geschrieben werden können (Schriftformatierung, benötigter Tabulator und bereits aktivierter Vorgabetext).

Vordefinierte Tabellen- und Bildmodule mit Bezeichnung (z.B. «Tabelle 1:» bzw. «Abbildung 1:» mit automatischer, separater Nummerierung und Legende). Für die Eingabe der Legende wird ein richtig formatierter Vorgabetext automatisch platziert und aktiviert. Der aktivierte Vorgabetext wird manuell überschrieben. Automatische Wiederholung der Tabellenköpfe bei langen Tabellen. Vordefinierte Seitenlayouts inkl. Vorgabetexte automatisiert einfügen.

• Z.B. einzelne Textstellen vom Deckblatt automatisch an diversen Stellen im Dokument und in der Fusszeile übernehmen.
• Texte der Dokumentfusszeilen über Eingabemaske anpassen.
• Inhaltsverzeichnis: Individuelles Layout. Schriftdefinitionen und Layout verändern sich beim Aktualisieren nicht.
• Diverse Automatisierungen: z.B. neues Kapitel beginnen (der benötigte Seitenumbruch und richtig formatierte Vorgabetexte für Titel und Inhalt automatisch an aktueller Cursorposition einfügen).

Benötigen Sie Ihre Vorlagen in mehreren Sprachen?

Statt eine Briefvorlage drei Mal (z.B. deutsch, französisch und italienisch) zu erstellen, programmieren wir Ihnen eine Word Vorlage mit einem Sprachwechsler. Die Sprache wird einfach per Mausklick geändert. Programmatisch werden dann fixe Texte wie «Freundliche Grüsse», «Telefon»…, die Rechtschreibprüfung, das Datumsformat usw. an die ausgewählte Sprache angepasst.

Viele Kunden möchten Ihre Word Vorlagen in Verbindung mit einer Branchensoftware anwenden bzw. personalisieren. Innerhalb der Word Vorlagen werden Platzhalter integriert, die mit den jeweiligen Informationen gefüllt werden. Auch das Beziehen von Informationen aus z.B. Active Directory (AD) lässt sich mit VBA-Funktionen realisieren. In Zusammenarbeit mit Anwaltskanzleien, Immobilienverwalter, Banken, Verbänden usw. haben wir uns viel Knowhow angeeignet.

Die obenstehenden Funktionen sind nur einige Beispiele aus der Praxis. Wie an den Beispielen zu erkennen ist, können Word Vorlagen mit Funktionen sehr viel leisten. Wir freuen uns auf Ihre ganz persönlichen Anforderungen.