Prager Dreifuss AG – Zürich, Bern, Brüssel

Briefschaften, Vollmacht, Vertrag, Rechtsschrift und weitere spezielle Kanzlei-Dokumente mit Anbindung an Vertec

Für einen optimalen Einsatz in der bestehenden Vertec-Umgebung (Softwarelösung für Rechtsanwälte, Treuhänder sowie Finanz- und allgemeine Dienstleistungsunternehmen) zusammen mit dem Einsatz des DMS-Systems «iManage» (Dokumentmanagement) wurden die bestehenden Word-Vorlagen technisch komplett neu aufgebaut.

 

Zuerst erfolgte eine typografische/gestalterische Optimierung bzw. ein sanftes Redesign der umfangreichen Vorlagen. Dabei wurde der sehr umfangreiche Katalog von Formatvorlagen (Textformatierungen) vollständig überarbeitet und eine einheitlich anwendbare Titelstruktur für komplexe, strukturierte Dokumente ausgearbeitet. Ausserdem wurden die neuen Word Vorlagen mit diversen Funktionen bestückt, welche eine einheitlich gestaltete und effiziente Dokumenterstellung sicherstellt. Für die Entwicklung spezieller VBA-Funktionen wurde eng mit der internen IT-Abteilung zusammengearbeitet.

 

Bei den neuen Word Vorlagen wurde stark auf die durchgehnde Konsistenz und Anwenderfreundlichkeit geachtet, so dass das Handling bei allen Vorlagen identisch bleibt, sehr intuitiv damit gearbeitet werden kann und dass alle Vorlagen untereinander auch bezüglich integrierter Formatvorlagen vollständig kompatibel sind.

Auszug aus den integrierten Funktionen:

  • Eigener, individueller Tab im Wordribbon, macht alle Funktionen und Formatvorlagen bequem zugänglich
  • Inhalte per Klick formatieren
  • Zwischenablage per Klick an aktueller Cursorposition als reiner Text einfügen
  • Vorgedruckte Elemente aus-/einblenden
  • Smarte Datumsfunktion
  • Dateiname von «iManage» automatisch ermitteln und im Dokument aktualisieren
  • Beilagenliste und Kopie-Empfänger gestalterisch einheitlich per Klick einfügen
  • Bequeme, vorformatierte Fussnoteneingabe
  • Entwurfszeile per Klick auf allen Seiten einfügen/entfernen
  • Klassifizierung (Auswahl aus vorgegebenen Texten wie z.B. «Vertraulich») per Klick auf allen Seiten einfügen/entfernen
  • Personalisierung: Es werden nicht mehr für jeden Sachbearbeiter vorbereitete Dokumente benötigt, jede Vorlage gibt es nur noch 1×. Persönliche Informationen (Namen, Vorname, EMail, Funktion usw.) und Inhalte für die beiden Unterschriften werden bequem aus einer zentral verwalteten Datei eingelesen.
  • Per Klick duplizierbare Unterschriftenblöcke und «Parteien»-Blöcke
  • Automatisches Inhaltsverzeichnis per Klick an vorgegebener Stelle im Dokument einfügen/entfernen

Speziell für Anwälte: garantiert aktuelle Anwaltsliste

  • Die komplette Anwaltsliste (Textspalte rechts auf Seite 1) wird in einer zentralen Datei verwaltet und beim Erstellen von Dokumenten automatisch eingelesen. Ausserdem kann die vollständige Liste jederzeit per Klick eingelesen werden. So wird sichergestellt, dass jedes Dokument, egal ob neu erstellt oder schon länger in Arbeit, schlussendlich mit der aktuellen Anwaltsliste herausgegeben wird.

Speziell für Rechtsschriften/Klagen mit automatisiertem Beweismittelverzeichnis (Auszug):

  • BO-Eingabemaske: Beweisofferten/Urkunden («Beilagen») und Beweismittel (Zeugnisse, Gutachten usw.) automatisiert erfassen und richtig formatiert einfügen. Fix vorgegebene Randtexte mit Möglichkeit für manuelle Texteingabe, Kennzeichnung «BO» per Klick ein-/ausschaltbar. Automatische Zuordnung der Kategorie im Beweismittelverzeichnis. Vollmachten falls benötigt nicht als Beilage, sondern abgesondert erfassen und vor den Beilagen mit eigener Nummerierung listen.
  • Startnummer der Beilagen bei Bedarf manuell festlegen (lange Verfahren mit weiteren fortlaufenden Rechtsschriften).
  • Im Dokument enthaltene Beweismittel und Urkunden (Beilagen) automatisiert beliebig oft kopieren und referenzieren oder per Klick je nach Bedarf inkl. aller Kopien und dem Original löschen.
  • Querverweise mit Verlinkung auf enthaltene Beilagen, entweder als Verweis «(vgl. Beilage X)» oder mit vollständigem Beweistext «(vgl. BO: xyz)». Auswahl der Beilage per DropDown oder über integrierte Suchfunktion.
  • Querverweise mit Verlinkung auf Vollmachten und Beweismittel, immer mit vollständigem Beweistext «(vgl. BO: xyz)». Auswahl der Vollmacht bzw. des Beweismittels per DropDown oder über integrierte Suchfunktion.
  • Alle Einträge und Textverknüpfungen per Klick aktualisieren. So wird sichergestellt, dass jeweils die Texte des Originals, aller Kopien, aller Querverweise sowie dem Eintrag im Beilagen-/Beweismittelverzeichnis genau identisch sind. Eine nachträgliche, sehr mühsame Textkontrolle entfällt somit vollständig.
  • Bei kopierten Urkunden, Beweismitteln und bei Querverweisen per Klick zum Original springen.
  • Beweismittelverzeichnis per Klick automatisch am Dokumentende einfügen, inkl. Unterteilung der Kategorien mit Zwischentiteln. Es werden automatisch nur die aktuell im Dokument enthaltenen Kategorien im Verzeichnis gelistet. Das Verzeichnis kann per Klick neu eingefügt oder auch gelöscht werden.

Einfach integrierbar in Ihre bestehende IT-Umgebung:

Diese speziell für und mit Anwälten und Kanzleien entwickelte Lösung, basiert ausschliesslich auf MS-Office und bedarf keiner zusätzlichen Software. Einfach integrierbar in Ihre bestehende IT-Umgebung, da es sich um Standard-MS-Office-Word-Vorlagen handelt. Kostengünstig, da keine wiederkehrenden Lizenzkosten generiert werden. Individuell, da unsere Lösung genau an Ihre Bedürfnisse, Wünsche und Layoutvorgaben angepasst werden kann. Einfach zu bedienen, da wir sehr grossen Wert auf die Anwenderfreundlichkeit legen. Verlässlich, da unsere Office- und Typografie Profis immer für die Weiterentwicklung und den Support sorgen.

Wordvorlagen für Office 365:

  • Brief
  • Begleitbrief
  • Interne Aktennotiz
  • Telefonnotiz
  • Memorandum
  • Etikette (Deutsch)
  • Leervorlage (Deutsch)
  • Leervorlage im Querformat (Deutsch)
  • Mandatsvereinbarung mit komplettem, vorbereitetem Inhalt
  • Vollmacht mit komplettem, vorbereitetem Inhalt
  • Vertrag
  • Rechtsschrift mit Beweismittelverzeichnis-Funktionen (Deutsch)
  • Rechnungsvorlage mit Brief (Deutsch) – Komplexe Vertec-Vorlage mit Datenbankanbindung, Umsetzung direkt auf angelieferter Spezialvorlage
  • PowerPoint-Master (Deutsch)
Sprachen
  • Deutsch
  • Englisch

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