Black Supercars GmbH

Mietverträge mit Rückgabeprotokoll und AGB, automatisiert mit CSV-Datei auf Microsoft OneDrive

Für die Firma Black Supercars GmbH durften wir neue Vertragsdokumente in Word umsetzen.

 

Wir haben ein visuell ansprechendes Formularlayout entwickelt, welches kundenseitig einfach angepasst werden kann. Zudem wurde die Formularstruktur so vereinfacht, dass die Verträge gut ausgefüllt und alle Informationen optimal ersichtlich sind – der Endkunde erhält nun sauber gestaltete Vertragsdokumente. Die neuen Vertragsdokumente enthalten direkt ein Rückgabeprotokoll und die AGB, was das Handling zusätzlich vereinfacht. Direkt nach dem Ausfüllen eines Vertrags werden so für das später benötigte Rückgabeprotokoll gleichbleibende Inhalte automatisch übernommen und alle Dokumente werden direkt zusammen ausgedruckt.

Aufgaben:

Konsistente Kundendokumente, die einfach zu bedienen sind. Zentrale Verwaltung der verschiedenen Fahrzeuge mit automatisiertem Einlesen der Daten in die Verträge.

Auszug aus integrierten Funktionen und Arbeitserleichterungen:

  • Es sind sämtliche Inhalte, die nicht ausgefüllt werden müssen oder nicht verändert werden dürfen, für die Bearbeitung gesperrt.
  • Es wird automatisch eine fortlaufende Vertragsnummer generiert. Diese wird immer wenn ein neuer Vertrag erstellt wird automatisch auch im Rückgabeprotokoll gesetzt.
  • Es öffnet sich automatisch eine Abfrage, in der die Fahrzeuge aus der «Mini-Datenbank» per Volltextsuche durchsucht werden können. Wird ein Fahrzug aus der Trefferliste ausgewählt, können per Klick alle Details dazu angeschaut werden. Nach erfolgter Auswahl werden alle Daten automatisch in den Vertrag und in das Rückgabeprotokoll eingelesen.
  • Die Funktionen können beliebig erneut ausgeführt werden, die Daten im Vertrag werden dann per Klick aktualisiert.
  • Nachdem ein Vertrag automatisiert abgefüllt wurde können die weiteren Informationen, wie z.B. die Angaben der mietenden Person, entweder vor dem Ausdrucken in Word oder nach dem Ausdrucken von Hand ausgefüllt werden.

«Mini-Datenbank»

  • Hier wird auf eine Datenbank verzichtet, sämtliche Fahrzeugdaten und die Mietpreise werden in einer normalen Excel-Datei erfasst
  • Kundenseitig wird einfach auf der mitgelieferten Excel-Datei weitergearbeitet
  • Bei Mutationen wird diese Datei zentral als CSV-Datei auf das Microsoft OneDrive abgelegt (1 Datenquelle für alle Arbeitsplätze)
  • CSV-Dateien können auch aus diversen Datenbanken exportiert oder in Datenbanken importiert werden, somit kann diese Lösung später auch problemlos skaliert werden

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